Mitarbeiterbefragung Projektablauf - transparent und persönlich
Was die Programmierung und technische Durchführung von Mitarbeiterbefragungen angeht, sind Sie bei uns genau richtig. Auf dieser Seite zeigen wir Ihnen, wie ein typisches Projekt bei Exavo Schritt für Schritt abläuft - von der Übermittlung Ihres Fragebogens bis zum finalen Datensatz.Unser Ziel: Sie können sich auf Inhalt und Auswertung Ihrer Befragung konzentrieren - die technische Umsetzung übernehmen wir.
Projektablauf im Überblick
Ein Projekt bei uns folgt in der Regel diesen sieben Schritten:
- Sie liefern uns den Fragebogen - typischerweise als Word-Datei
- Wir programmieren und hosten die Online-Befragung nach Ihren Vorgaben
- Sie erhalten einen Testlink zur Prüfung
- Änderungswünsche werden eingearbeitet - bis alles passt
- Die Befragung wird verschickt (optional übernehmen wir den E-Mail-Versand)
- Die Teilnehmer beantworten den Fragebogen
- Sie erhalten den finalen Datensatz bei Projektende
Optional unterstützen wir Sie auch bei der Auswertung Ihrer Befragung.
Die einzelnen Schritte im Detail
1. Fragebogen-Briefing
Sie liefern uns Ihren Fragebogen in dem Format, in dem er bei Ihnen vorliegt - üblicherweise als Word-Datei. Auch PDF, Excel oder eine strukturierte E-Mail sind möglich. Hilfreich sind Angaben zu:
- Frage- und Antworttexten (inkl. Antworttypen: Einfach-, Mehrfachauswahl, Freitext, Skalen ...)
- Filter- und Sprunglogik (welche Frage soll wem gezeigt werden?)
- Pflichtfeldern und gewünschten Plausibilitätsprüfungen
- Sprache(n) und ggf. Übersetzungen
- Corporate-Design-Vorgaben (Logo, Farben, Schriften)
Sie sind sich bei einzelnen Punkten noch unsicher? Kein Problem - wir beraten Sie gerne bei der optimalen Fragebogengestaltung.
2. Programmierung und Hosting
Wir setzen Ihren Fragebogen als Online-Befragung um. Dabei achten wir auf eine saubere Darstellung auf allen Endgeräten - vom Desktop bis zum Smartphone. Das Hosting erfolgt auf unseren Servern in Deutschland, vollständig DSGVO-konform.
Während dieser Phase müssen Sie nichts tun - wir melden uns, sobald die Befragung zur Prüfung bereitsteht.
3. Testlink zur Prüfung
Sie erhalten von uns einen Testlink, über den Sie die programmierte Befragung in Ruhe durchklicken können - so oft Sie möchten. Geben Sie den Link gerne auch an Kollegen weiter, die mit auf die Umfrage schauen sollen.
Was Sie in dieser Phase prüfen sollten:
- Sind alle Fragen und Antworten korrekt und vollständig?
- Funktioniert die Filterführung wie gedacht?
- Stimmt die Darstellung im Corporate Design?
- Ist die Befragung auf dem Smartphone gut bedienbar?
4. Änderungswünsche einarbeiten
Sie melden uns Ihre Änderungswünsche - egal ob inhaltlich, gestalterisch oder zur Filterlogik. Wir arbeiten die Anpassungen ein und stellen Ihnen einen aktualisierten Testlink zur Verfügung.
Diese Abstimmungsschleife wiederholt sich, bis die Befragung in jedem Detail passt. Erst wenn Sie die Freigabe erteilen, wird die Umfrage scharf geschaltet.
5. Versand der Einladungen
Sobald die Befragung freigegeben ist, geht es an die Teilnehmer. Hier haben Sie zwei Möglichkeiten:
- Sie übernehmen den Versand selbst - wir liefern Ihnen die personalisierten Einladungs-Links bzw. Zugangscodes.
- Wir übernehmen den Versand - Sie liefern uns die Teilnehmerliste (z. B. als Excel), wir importieren die Adressen, personalisieren die Einladungs- und Erinnerungs-E-Mails und versenden zum vereinbarten Zeitpunkt.
Bei einem Versand durch Exavo wird die Zuordnung von Zugangscode und E-Mail-Adresse unmittelbar nach dem Mailversand unwiderruflich gelöscht - so bleibt die Anonymität in jedem Fall gewahrt. Mehr dazu: Anonymität bei Mitarbeiterbefragungen.
6. Feldphase - die Teilnehmer beantworten den Fragebogen
Während der Feldphase läuft die Befragung. Die Teilnahmequote können Sie jederzeit über einen separaten Monitoring-Link einsehen. Auf Wunsch versenden wir zu festgelegten Zeitpunkten Erinnerungs-E-Mails an alle, die noch nicht teilgenommen haben - das erhöht die Rücklaufquote spürbar.
Die Dauer der Feldphase legen Sie fest. In der Praxis hat sich ein Zeitfenster bewährt, das einerseits lang genug ist, damit alle Teilnehmer Zeit haben, andererseits kurz genug, um Verbindlichkeit zu erzeugen.
7. Projektende - Sie erhalten den Datensatz
Nach Abschluss der Feldphase erhalten Sie den finalen Datensatz Ihrer Befragung. Damit können Sie eigene Auswertungen durchführen oder die Daten in Ihre vorhandenen Analyse-Tools einspielen.
Auf Wunsch übernehmen wir auch die Auswertung - dazu mehr im nächsten Abschnitt.
Was Sie liefern
- Fragebogen (z. B. als Word-Datei)
- Angaben zur Filterführung und zu Pflichtfeldern
- Corporate-Design-Vorgaben (Logo, Farben)
- Teilnehmerliste (bei Versand durch Exavo)
- Feedback in der Testphase
Was wir übernehmen
- Programmierung der Online-Befragung
- Hosting auf deutschen Servern (DSGVO-konform)
- Bereitstellung von Testlinks und Einarbeitung Ihrer Änderungswünsche
- Optional: Versand der Einladungs- und Erinnerungs-E-Mails
- Lieferung des Datensatzes bei Projektende
- Persönlicher Ansprechpartner über die gesamte Projektlaufzeit
Optionale Zusatzleistungen
Neben der technischen Durchführung können wir bei Bedarf weitere Leistungen übernehmen:
Versand der Einladungs- und Erinnerungs-E-Mails
Sie liefern die Teilnehmerliste - wir importieren, personalisieren und versenden. Inklusive Erinnerungs-Mailings an alle Nicht-Teilnehmer. Bei mehrsprachigen Befragungen erhält jeder Teilnehmer die Einladung in seiner Sprache.
Auswertung & Ergebnisreport
Optional erstellen wir Ihnen einen Ergebnisreport mit grafischer und tabellarischer Darstellung aller Fragen - als Excel-Datei mit Charts. Auf Wunsch auch gefilterte Auswertungen nach Abteilung, Standort, Hierarchieebene oder weiteren Kriterien Ihrer Wahl.
Beratung zur Fragebogengestaltung
Sie haben eine Idee, aber noch keinen ausformulierten Fragebogen? Wir bringen Erfahrung aus hunderten Befragungsprojekten ein und unterstützen Sie bei Fragestellung, Skalen und Filterlogik.
Häufig gestellte Fragen zum Projektablauf
In welchem Format muss ich den Fragebogen liefern?
Sie können uns Ihren Fragebogen in dem Format zukommen lassen, in dem er bei Ihnen vorliegt - typischerweise als Word-Datei. Auch PDF, Excel oder eine strukturierte E-Mail sind möglich. Wir übernehmen die technische Umsetzung in die Online-Befragung.
Was passiert nach der Testphase?
Sie prüfen die Befragung über einen Testlink und melden uns alle Änderungswünsche. Wir arbeiten Ihre Anpassungen ein und stellen Ihnen erneut einen Testlink zur Verfügung. Dieser Abstimmungsprozess wiederholt sich so lange, bis die Befragung in jedem Detail passt - erst dann wird sie scharf geschaltet.
Übernimmt Exavo den Versand der Einladungs-E-Mails?
Auf Wunsch ja. Sie können die Einladungs- und Erinnerungs-E-Mails selbst versenden oder den Versand vollständig an uns auslagern. Wir importieren Ihre Teilnehmerliste, personalisieren die E-Mails und versenden zum vereinbarten Zeitpunkt - inklusive Erinnerungs-Mailings.
Was erhalte ich am Projektende?
Sie erhalten den vollständigen Datensatz Ihrer Mitarbeiterbefragung als Datei. Damit können Sie eigene Auswertungen vornehmen oder die Daten in Ihre vorhandenen Analyse-Tools einspielen. Auf Wunsch übernehmen wir auch die Auswertung.
Kann ich auch die Auswertung von Exavo erstellen lassen?
Ja. Die Auswertung ist eine optionale Zusatzleistung. Wir erstellen einen Ergebnisreport mit grafischer und tabellarischer Darstellung aller Fragen - auf Wunsch auch gefilterte Auswertungen nach Abteilung, Standort oder anderen Kriterien.
Wie ist die Anonymität während des Projektablaufs sichergestellt?
Die Anonymität wird technisch über den gesamten Projektablauf sichergestellt. Beim Versand der Einladungs-E-Mails besteht kurzzeitig eine Zuordnung zwischen Zugangscode und E-Mail-Adresse - diese wird unmittelbar nach dem Versand unwiderruflich gelöscht. Ihre Antworten werden ausschließlich anonym gespeichert.
Sie möchten Ihre Mitarbeiterbefragung bei uns durchführen lassen oder haben noch Fragen zum Projektablauf? Wir beraten Sie gerne - persönlich und unverbindlich.
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